Software de recopilación de datos ESG: guía de herramientas disponibles

Ha llegado el momento de elaborar el primer informe ESG de la empresa. O de responder al cuestionario de un gran cliente. O de preparar los datos para el banco.

Y entonces te das cuenta del problema: la información está por todas partes, en una hoja de cálculo de Excel en Recursos Humanos, en una carpeta compartida en operaciones, en un correo de un proveedor, en una factura de energía archivada en papel. Recoger todo, validar, consolidar y dar formato lleva semanas. Y al año siguiente, el proceso vuelve a empezar desde cero.

Es exactamente para resolver este problema para lo que existen las plataformas de recopilación de datos ESG. Son herramientas que cualquier organización que se tome en serio el ESG debería considerar, lejos de ser lujos reservados a las grandes empresas.

Esta guía explica qué hacen estas plataformas, qué categorías existen en el mercado y qué evaluar antes de elegir.

¿Qué hace un software de recopilación de datos ESG?

Antes de comparar herramientas, conviene entender qué hacen realmente estas plataformas, y también qué no hacen.

Una plataforma de datos ESG tiene cuatro funciones centrales:

Lo que estas plataformas no hacen: no definen la estrategia ESG de la empresa, no eligen los indicadores que hay que monitorizar y no sustituyen el juicio humano a la hora de interpretar los datos. Son instrumentos de ejecución, y potentes cuando se eligen bien.

Las categorías de software disponibles en el mercado

El mercado de software ESG ha crecido rápidamente en los últimos años y está lejos de ser homogéneo. Existen al menos tres categorías distintas, con perfiles de usuario y casos de uso muy diferentes.

Plataformas enterprise de ESG y sostenibilidad

Son las soluciones más completas del mercado. Cubren todo el ciclo de gestión ESG: recogida de datos, análisis de materialidad, gestión de la cadena de valor, reporte regulatorio, gestión de riesgos y comunicación con inversores. Algunos ejemplos son Workiva, Enablon (Wolters Kluwer), Persefoni e IBM Envizi.

Estas plataformas están pensadas para grandes empresas con varias unidades de negocio, obligaciones regulatorias complejas y equipos de sostenibilidad dedicados.

Para la generalidad de las pymes portuguesas, estas soluciones están sobredimensionadas, tanto en funcionalidades como en coste y complejidad de implantación.

Herramientas de cálculo de emisiones de carbono

Un subconjunto específico de herramientas centrado exclusivamente en la medición y gestión de las emisiones de CO₂, en los Alcances 1, 2 y 3. Algunos ejemplos son Carbon Alt+Delete, Plan A, Climatiq y la calculadora de carbono de Carbon Trust.

Son útiles para las empresas que necesitan sobre todo gestionar su huella de carbono, pero limitadas para quienes necesitan un reporte ESG completo que cubra las dimensiones social y de gobernanza.

Plataformas ESG para pymes

Esta es la categoría más relevante para la mayoría de las empresas que leen este artículo. Son soluciones construidas específicamente para las necesidades y los presupuestos de empresas de menor tamaño, con foco en normas como la VS, interfaces simplificadas y apoyo al proceso de reporte sin exigir equipos dedicados.

Aquí es donde se posiciona Sustanya, desarrollada específicamente para pymes y sociedades de Private Equity, con foco en el contexto regulatorio y de mercado portugués y europeo.

Qué evaluar antes de elegir una plataforma

Elegir un software ESG es una decisión que tendrá impacto durante varios años. Una mala elección genera elevados costes de cambio: datos migrados, procesos rediseñados, equipos que hay que volver a formar. Estos son los criterios que deben guiar la evaluación.

1. Adecuación a la norma de reporte

El primer criterio es la compatibilidad con las normas que la empresa necesita cumplir o adoptar de forma voluntaria. Para las pymes portuguesas que responden a solicitudes de grandes clientes o bancos, la VS (Voluntary Standard, antigua VSME), la norma europea voluntaria para empresas no sujetas a la CSRD, ya puede usarse hoy y gana peso a partir del ejercicio 2027, cuando pasa a limitar lo que las grandes empresas pueden pedir a sus proveedores. Para las empresas que exportan o forman parte de cadenas de suministro internacionales, puede ser necesario el GRI. Para las empresas con obligaciones CSRD, la alineación con las ESRS es esencial.

Una plataforma que no admita de forma nativa las normas pertinentes exigirá trabajo manual adicional, justo lo que se quiere eliminar.

2. Facilidad de recogida de datos en varios departamentos

El mayor reto en la recopilación de datos ESG está en las personas, más que en el software. La plataforma tiene que ser lo bastante sencilla para que un responsable de producción, sin formación específica en ESG, pueda introducir los datos que le corresponden sin fricción.

Las plataformas con interfaces complejas, terminología técnica excesiva o flujos de trabajo rígidos generan resistencia interna. Y los datos que no entran en el sistema son datos que no existen a efectos de reporte.

Evalúa siempre: ¿la plataforma permite varios usuarios por el mismo precio y hace sencilla la recogida de datos, incluso para personas sin conocimientos profundos de sostenibilidad?

3. Capacidad de validación y auditabilidad

Los datos ESG serán examinados por bancos, clientes, auditores o inversores. La plataforma debe asegurar que cada dato tiene un origen trazable, que los cambios quedan registrados y que es posible exportar evidencias de apoyo.

Pregunta siempre al proveedor: ¿cómo gestiona la plataforma los datos incorrectos introducidos por error? ¿Existe un historial de cambios? ¿Se pueden exportar los datos en un formato que un auditor pueda verificar?

4. Escalabilidad y cobertura regulatoria futura

El marco regulatorio ESG evoluciona con rapidez. La CSRD se simplificó en 2025: a partir del ejercicio 2027 solo se aplica a empresas con más de 1.000 trabajadores y más de 450 M€ de facturación. Las demás pueden usar la VS, que ya está disponible. Pueden surgir nuevas normas.

La plataforma que elijas hoy debe poder acompañar esa evolución sin exigir un cambio completo de sistema. Prefiere plataformas con actualizaciones periódicas del contenido regulatorio y equipos con experiencia en el contexto europeo.

5. Soporte y acompañamiento

Para la mayoría de las pymes, implantar una plataforma ESG es un proceso nuevo. El soporte del proveedor, en el idioma local y con conocimiento del contexto regulatorio local, marca una diferencia real entre una implantación con éxito y una plataforma que acaba sin usarse.

Evalúa la calidad del onboarding, la disponibilidad de soporte en tu idioma y la existencia de recursos de formación adecuados al perfil del equipo.

6. Relación coste-beneficio

El coste de una plataforma ESG debe evaluarse frente al coste alternativo: ¿cuánto tiempo dedica actualmente el equipo a recopilar datos ESG de forma manual? ¿Cuántas horas de consultoría externa hacen falta para elaborar un informe?

Para muchas pymes, el coste de una plataforma adecuada es inferior al de una semana de consultoría externa al año, y genera mucho más valor acumulado con el tiempo.

Una nota sobre las herramientas gratuitas y Excel

Es legítimo empezar con herramientas gratuitas: hojas de cálculo, plantillas de reporte descargadas de internet, calculadoras de emisiones gratuitas como la de ADENE o las herramientas de la Comisión Europea.

Para un primer diagnóstico ESG o para responder a una solicitud puntual, estas herramientas cumplen su papel. Descubre cómo estructurar ese primer diagnóstico en Diagnóstico ESG: cómo identificar lo que tu empresa ya hace.

El problema surge cuando el proceso se vuelve recurrente. Una hoja de cálculo no valida datos, no crea flujos de recogida automatizados, no asegura la auditabilidad y no genera informes con formato. Lo que empieza como una solución provisional se convierte rápidamente en un obstáculo para el crecimiento de la función ESG.

La transición a una plataforma dedicada debe producirse cuando la empresa empieza a recibir solicitudes periódicas de información ESG (de bancos, de clientes o en el contexto de un proceso de certificación) o cuando el equipo responsable del ESG dedica más de dos días al mes a la consolidación manual de datos.

Cómo se posiciona Sustanya en este mercado

Sustanya se desarrolló específicamente para pymes y sociedades de Private Equity en el contexto portugués y europeo. Es una solución construida desde cero para las necesidades reales de las empresas de menor tamaño, y no una adaptación de una plataforma enterprise.

Las características que la distinguen en este mercado son tres:

Para entender qué indicadores configurar en la plataforma, consulta también el artículo VS (antigua VSME) explicada: la guía práctica para las pymes.

Checklist de evaluación: 8 preguntas para hacer a cualquier proveedor

Antes de firmar cualquier contrato con un proveedor de software ESG, plantea estas preguntas:

Elegir bien desde el principio ahorra años de retrabajo

El mercado de software ESG seguirá creciendo y especializándose. Entrarán más proveedores, se añadirán más funcionalidades y los precios evolucionarán. Pero la decisión más importante no es elegir la plataforma perfecta: es elegir una plataforma adecuada y empezar.

Las empresas que estructuran la recogida de datos ESG en una plataforma dedicada desde el principio acumulan un activo valioso: un historial de datos auditable, comparable año a año, que demuestra evolución y da credibilidad a las afirmaciones ESG ante cualquier parte interesada.

Las empresas que aplazan esta decisión y siguen dependiendo de procesos manuales pierden tiempo, cometen errores y llegan tarde a las conversaciones que importan: con los bancos, con los grandes clientes y con los inversores.