Cómo crear tu primer informe de sostenibilidad sin consultor

Llega la petición de un banco, de un gran cliente o de una licitación: «envíanos tu informe de sostenibilidad». Si la empresa nunca ha elaborado uno, la reacción habitual es pensar en un presupuesto de consultoría que no estaba previsto. La buena noticia es que un primer informe creíble puede hacerse internamente, con los datos que la empresa ya tiene, un marco claro y algunas semanas de trabajo organizado.

Esta guía te lleva por ocho pasos, del objetivo a la publicación, con ejemplos de la industria manufacturera, del sector de alimentación y bebidas y de la hostelería. Sirve tanto para el gerente que quiere entender qué está en juego como para el coordinador de sostenibilidad que se ocupará de los datos en el día a día.

Por qué tiene sentido empezar ahora

La presión para informar llega a la pyme por varios lados. Los bancos portugueses, como todos los europeos, incluyen cada vez más preguntas ESG en los procesos de crédito. Los grandes clientes envían cuestionarios a los proveedores, y perder una licitación por falta de información ESG ha dejado de ser una hipótesis rara. Entretanto, la VS (Voluntary Standard, antes VSME), la norma europea voluntaria aplicable a empresas no sujetas a la CSRD (hasta 1.000 trabajadores), se está afirmando como la referencia para responder a estas solicitudes de forma estructurada.

Un primer informe no tiene que ser perfecto. Funciona como punto de partida: muestra dónde está la empresa, crea el hábito de recoger datos y permite evolucionar de un año a otro. Si todavía estás decidiendo por dónde empezar tu camino ESG, el artículo de abajo te ayuda a ordenar las prioridades antes de coger los números.

Lee también: 5 pasos para empezar el camino ESG de tu pyme

Los 8 pasos para tu primer informe

Paso 1: define para quién escribes y para qué

Antes de abrir una hoja de cálculo, responde a dos preguntas: ¿quién va a leer el informe y qué decisión depende de él? Un banco quiere entender los riesgos y la capacidad de transición. Un gran cliente del sector alimentario busca datos de agua, residuos y condiciones de trabajo de los proveedores. Un grupo hotelero puede valorar la energía por pernoctación y las prácticas laborales. El lector define el nivel de detalle y los temas que destacar.

Escribe el objetivo en una frase y pégala en la primera página del archivo de trabajo. Siempre que dudes si incluir o no un dato, vuelve a esa frase.

Paso 2: elige el marco de referencia

Sin marco de referencia, el informe se queda en una colección de buenas intenciones. Para quien informa por primera vez, la VS es la opción más sensata: es voluntaria, se aplica a empresas no sujetas a la CSRD (hasta 1.000 trabajadores) y tiene dos módulos, el Básico (11 requisitos de divulgación) y el Completo (20 requisitos de divulgación).

El módulo Completo añade estrategia y modelo de negocio, metas climáticas, riesgos climáticos, derechos humanos y diversidad en el órgano de gobierno. Queda para cuando un banco o un inversor pida mayor profundidad.

Para más información, lee el artículo VS (antigua VSME) explicada: la guía práctica para las pymes.

Paso 3: define el alcance

Decide qué entidades e instalaciones entran en el informe. Para la mayoría de las pymes, el alcance coincide con la entidad jurídica y todas sus unidades: fábrica, almacén, oficinas, hoteles o unidades de restauración. Si la empresa pertenece a un grupo, confirma con la gerencia si el informe será individual o consolidado. Fija también el periodo de reporte, normalmente el año natural o el último ejercicio fiscal cerrado.

Paso 4: identifica lo que es relevante

Los temas no pesan lo mismo en todas las empresas, y un análisis de materialidad simplificado lo resuelve en una reunión de dos horas con tres a cinco personas: gerencia, producción u operaciones, finanzas, recursos humanos y comercial.

Enumera los temas del módulo Básico y asigna a cada uno una nota de 1 a 5 en dos preguntas:

Los temas con notas altas en las dos preguntas merecen más espacio en el informe. En hostelería, el agua y la energía suelen puntuar alto; en una fábrica, los residuos, la energía y la seguridad; en alimentación y bebidas, el agua, el desperdicio de alimentos y los envases.

Guarda la lista, las notas, la fecha y los participantes. Este registro muestra cómo llegaste a las conclusiones y responde de inmediato a cualquier pregunta de un auditor o de un banco.

Paso 5: recoge los datos que la empresa ya tiene

La mayor parte de la información que pide el informe ya existe, solo que dispersa en facturas, nóminas y registros de producción. Reúnelo todo en una única hoja de cálculo, con una fila por dato y columnas para el valor, la unidad, la fuente, el responsable y la fecha de recogida.

Medio ambiente. Las emisiones se calculan multiplicando el consumo por el factor de emisión correspondiente. El Alcance 1 reúne los combustibles quemados en la empresa y en la flota propia, y el Alcance 2 la electricidad (y el vapor) comprados. El Alcance 3, que abarca la cadena de valor, es más exigente y puede quedar para el segundo año, siempre que el informe lo diga con claridad.

Social. Registra el número de trabajadores, la distribución por género y tipo de contrato, los accidentes, los días perdidos y las horas de formación. En operaciones estacionales, como la hostelería o la industria conservera, indica si usas la media del año o el valor al final del periodo.

Gobernanza. En la dimensión G, registra quién decide, qué políticas existen (código de conducta, anticorrupción, protección de datos) y cómo trata la empresa las denuncias. La gobernanza incluye la innovación, por lo que este es también el lugar para mostrar inversiones en procesos, productos o tecnologías más eficientes.

Paso 6: calcula y valida

Antes de escribir, comprueba los números. Compara con el año anterior e investiga las variaciones superiores al 20 %, que casi siempre revelan un error de unidad o una factura que falta. Pide a una segunda persona que repita los cálculos de emisiones. Donde falte un dato, usa una estimación fundamentada y señálala como tal, porque una laguna reconocida transmite más confianza que un número inventado.

Paso 7: escribe el informe

Un primer informe no necesita muchas páginas. Esta estructura cubre lo esencial del módulo Básico y puede usarse como índice:

Escribe con frases directas, presenta cada número con su unidad y una comparación (año anterior o meta) y añade una línea que explique qué está haciendo la empresa al respecto. Los datos completos pueden ir en un anexo en forma de tabla.

Paso 8: aprueba, publica y planifica el siguiente ciclo

La gerencia debe leer y aprobar el informe, ya que es quien responde de su contenido. Después, publícalo en la web, adjúntalo al dosier enviado al banco y envíalo a los grandes clientes que lo pidieron. Si algún resultado es flojo, no lo escondas: explica la acción en curso. Por último, marca en el calendario la fecha de arranque del siguiente ciclo y nombra al responsable de la recogida de datos.

Herramientas que evitan necesitar un consultor

Para comparar plataformas y saber qué evaluar antes de elegir, consulta Software de recopilación de datos ESG: guía de herramientas disponibles.

Errores comunes que hay que evitar

• Empezar a escribir antes de recoger y validar los datos
• Intentar cubrir todos los temas en lugar de profundizar en los relevantes
• Presentar metas sin datos de partida que las respalden
• Prometer lo que la empresa no puede demostrar, lo que crea riesgo de greenwashing
• Delegarlo todo en una sola persona, sin la implicación de la gerencia

Cuándo merece la pena pedir ayuda externa

Hacer el primer informe por tu cuenta es posible, pero a partir del segundo ciclo la complejidad tiende a aumentar: más datos que mantener actualizados, más requisitos de divulgación y más comparaciones de un año a otro. Aquí es donde una solución como Sustanya marca la diferencia, al organizar los datos, seguir los requisitos de divulgación y preparar el informe en un solo lugar. Esa base organizada también ayuda cuando hace falta verificación externa, cuando la empresa opera en varios países o cuando un cliente exige un nivel de rigor superior.

Próximos pasos

El primer informe es el más sencillo y los siguientes se vuelven más complejos y profundos.