Como criar o seu primeiro relatório de sustentabilidade sem consultor

Chega o pedido de um banco, de um grande cliente ou de um concurso: «envie-nos o seu relatório de sustentabilidade». Se a empresa nunca produziu um, a reação habitual é pensar num orçamento de consultoria que não estava previsto. A boa notícia é que um primeiro relatório credível pode ser feito internamente, com os dados que a empresa já tem, um referencial claro e algumas semanas de trabalho organizado.

Este guia leva-o por oito passos, do objetivo à publicação, com exemplos da indústria transformadora, do setor alimentar e bebidas e da hotelaria. Serve tanto para o gerente que quer perceber o que está em jogo como para o coordenador de sustentabilidade que vai tratar dos dados no dia a dia.

Porque faz sentido começar agora

A pressão para reportar chega à PME por vários lados. Os bancos portugueses, assim como todos os europeus, incluem cada vez mais perguntas ESG nos processos de crédito. Os grandes clientes enviam questionários aos fornecedores, e perder um concurso por falta de informação ESG deixou de ser uma hipótese rara. Entretanto, a VS (Voluntary Standard, antiga VSME), a norma europeia voluntária aplicável a empresas não abrangidas pela CSRD (até 1.000 trabalhadores), está a afirmar-se como a referência para responder a estes pedidos de forma estruturada.

Um primeiro relatório não precisa de ser perfeito. Funciona como ponto de partida: mostra onde a empresa está, cria o hábito de recolher dados e permite evoluir de ano para ano. Se ainda está a decidir por onde começar a sua jornada ESG, o artigo abaixo ajuda a ordenar as prioridades antes de pegar nos números.

Leia também: 5 passos para começar a jornada ESG da sua PME

Os 8 passos para o seu primeiro relatório

Passo 1: defina para quem escreve e para quê

Antes de abrir uma folha de cálculo, responda a duas perguntas: quem vai ler o relatório e que decisão depende dele? Um banco quer perceber riscos e capacidade de transição. Um grande cliente do setor alimentar procura dados de água, resíduos e condições de trabalho dos fornecedores. Um grupo hoteleiro pode valorizar a energia por dormida e as práticas laborais. O leitor define o nível de detalhe e os temas a destacar.

Escreva o objetivo numa frase e cole-a na primeira página do ficheiro de trabalho. Sempre que surgir a dúvida sobre incluir ou não um dado, volte a essa frase.

Passo 2: escolha o referencial

Sem referencial, o relatório fica reduzido a uma coleção de boas intenções. Para quem reporta pela primeira vez, a VS é a opção mais sensata: é voluntária, aplica-se a empresas não abrangidas pela CSRD (até 1.000 trabalhadores) e tem dois módulos, o Básico (11 requisitos de divulgação) e o Abrangente (20 requisitos de divulgação).

O módulo Abrangente acrescenta estratégia e modelo de negócio, metas climáticas, riscos climáticos, direitos humanos e diversidade no órgão de governação. Fica para quando um banco ou investidor pedir maior profundidade.

Para mais informações, leia o artigo VS (antigo VSME) explicada: o guia prático para PMEs.

Passo 3: defina o âmbito

Decida que entidades e instalações entram no relatório. Para a maioria das PMEs, o âmbito coincide com a entidade legal e todas as suas unidades: fábrica, armazém, escritórios, hotéis ou unidades de restauração. Se a empresa pertence a um grupo, confirme com a gerência se o relatório será individual ou consolidado. Fixe também o período de reporte, normalmente o ano civil ou o último exercício fiscal fechado.

Passo 4: identifique o que é relevante

Os temas não pesam o mesmo em todas as empresas, e uma análise de materialidade simplificada resolve isto numa reunião de duas horas com três a cinco pessoas: gerência, produção ou operações, finanças, recursos humanos e comercial.

Liste os temas do módulo Básico e atribua a cada um uma nota de 1 a 5 em duas perguntas:

Os temas com notas altas nas duas perguntas merecem mais espaço no relatório. Em hotelaria, água e energia costumam pontuar alto; numa fábrica, resíduos, energia e segurança; em alimentar e bebidas, água, desperdício alimentar e embalagens.

Guarde a lista, as notas, a data e os participantes. Este registo mostra como chegou às conclusões e responde de imediato a qualquer pergunta de um auditor ou de um banco.

Passo 5: recolha os dados que a empresa já tem

A maior parte da informação que o relatório pede já existe, só que dispersa por faturas, folhas de salários e registos de produção. Reúna tudo numa única folha de cálculo, com uma linha por dado e colunas para o valor, a unidade, a fonte, o responsável e a data de recolha.

Ambiente. As emissões calculam-se multiplicando o consumo pelo respetivo fator de emissão. O Âmbito 1 reúne os combustíveis queimados na empresa e na frota própria, e o Âmbito 2 a eletricidade (e vapor) comprada. O Âmbito 3, que abrange a cadeia de valor, é mais exigente e pode ficar para o segundo ano, desde que o relatório o diga com clareza.

Social. Registe o número de colaboradores, a distribuição por género e tipo de contrato, os acidentes, os dias perdidos e as horas de formação. Em operações sazonais, como a hotelaria ou a indústria conserveira, indique se usa a média do ano ou o valor no final do período.

Governação. Na dimensão G, registe quem decide, que políticas existem (código de conduta, anticorrupção, proteção de dados) e como a empresa trata as denúncias. A governação inclui a inovação, por isso este é também o lugar para mostrar investimentos em processos, produtos ou tecnologias mais eficientes.

Passo 6: calcule e valide

Antes de escrever, confira os números. Compare com o ano anterior e investigue variações acima de 20%, que quase sempre revelam um erro de unidade ou uma fatura em falta. Peça a uma segunda pessoa que repita os cálculos de emissões. Onde faltar um dado, use uma estimativa fundamentada e assinale-a como tal, porque uma lacuna reconhecida transmite mais confiança do que um número inventado.

Passo 7: escreva o relatório

Um primeiro relatório não precisa de muitas páginas. Esta estrutura cobre o essencial do módulo Básico e pode ser usada como índice:

Escreva em frases diretas, apresente cada número com a unidade e uma comparação (ano anterior ou meta) e acrescente uma linha a explicar o que a empresa está a fazer sobre ele. Os dados completos podem ir num anexo em tabela.

Passo 8: aprove, publique e planeie o próximo ciclo

A gerência deve ler e aprovar o relatório, já que é ela quem responde pelo seu conteúdo. Depois, publique-o no site, junte-o ao dossiê enviado ao banco e envie-o aos grandes clientes que o pediram. Se algum resultado for fraco, não o esconda: explique a ação em curso. Por fim, marque no calendário a data de arranque do próximo ciclo e nomeie o responsável pela recolha de dados.

Ferramentas que dispensam consultor

Para comparar plataformas e saber o que avaliar antes de escolher, veja Software de compilação de dados ESG: guia de ferramentas disponíveis.

Erros comuns a evitar

• Começar a escrever antes de recolher e validar os dados
• Tentar cobrir todos os temas em vez de aprofundar os relevantes
• Apresentar metas sem dados de partida que as sustentem
• Prometer o que a empresa não consegue demonstrar, o que cria risco de greenwashing
• Delegar tudo numa só pessoa, sem o envolvimento da gerência

Quando vale a pena pedir ajuda externa

Fazer o primeiro relatório sozinho é possível, mas a partir do segundo ciclo a complexidade tende a aumentar: mais dados para manter atualizados, mais requisitos de divulgação e mais comparações de ano para ano. É aqui que uma solução como a Sustanya faz diferença, ao organizar os dados, acompanhar os requisitos de divulgação e preparar o relatório num só lugar. Essa base organizada também facilita quando é preciso verificação externa, quando a empresa opera em vários países ou quando um cliente exige um nível de rigor superior.

Próximos passos

O primeiro relatório é o mais simples e os seguintes tornam-se mais complexos e aprofundados.